Overheidscommunicatie tussen 1995 en 2010

De moeizame slag om het publiek vertrouwen

 

Even bij SZW

Onderstaande tekst is van 2006. Het eerste deel is in de stijl van een beleidsnotitie, zoals die bij het ministerie van Sociale Zaken en Werkgelegenheid destijds gebruikelijk was. Daaronder zijn de weblogs geplaatst die ik van 28 april tot 5 mei heb bijgehouden en die oorspronkelijk op Rijksweb zijn gepubliceerd.


1         Aanleiding/Kernpunten

Van 28 april tot 5 mei hebben Stephan Koole (directeur C van SZW) en Jeroen Sprenger (directeur V&C van Fin) van functie gewisseld. Beiden beoogden daarmee beter zicht te krijgen op de voorlichtings- en communicatie-inspanningen van de onderscheiden departementen om zo via de weg van de kwalitatieve benchmarking en learning from best practices vernieuwende impulsen te kunnen geven aan hun eigen werk. Op het Communicatieplein van Rijksweb hebben zij dagelijks verslag gedaan van hun bevindingen. Zie bijlage voor wat het aandeel van Jeroen Sprenger betreft.

1        Beslispunten en Beslistermijn

·       Voortzetting van de geconstateerde best practices bij SZW op het terrein van communicatie, zoals:

o   Het Politiek Antenneberaad

o   Het maandelijks overleg over burgerbrieven met Publieksinformatie

o   Het Bureau Presentaties

·       Introductie van de best practices bij Financiën. Directeur C zal u daarover separaat informeren

·       De betrokkenheid in de werkorganisatie bij projecten als ‘Van binnen naar buiten’ en ‘Communicatie in het hart van het beleidsproces’ continueren en zonodig versterken.

·       De merkwaardige situatie beëindigen dat het licht op de werkkamers aan gaat door op het knopje van de verwarming te drukken.

2         Politieke gevoeligheden

SZW staat midden in de samenleving. De onderwerpen die er aan de orde komen, raken keer op keer grote groepen burgers. Permanente aandacht voor communicatie – inhoud, kwaliteit, werkwijze, uitstraling, beeldvorming etc. – is daarbij van groot belang. Als je het al goed doet, wat bij SZW het geval is, dan ‘geeft men er bij de lommerd geen stuiver meer voor’ (vrij naar Jaap van der Linden, de legendarische vakbondsbestuurder / laatste voorzitter van de Federatie van Bedrijfsverenigingen). Maar omgekeerd zijn ‘de rapen gaar’ als de aandacht voor communicatie verminderd. Politieke credits zijn er dus niet te behalen als het werk met de aanhoudende vernieuwingsdrift wordt voortgezet, maar wel te verliezen als de aandacht verslapt.

3         Bij brief aan parlement: eventueel opgenomen toezeggingen

Niet van toepassing.

   

Directeur C in tijdelijke dienst

   

Jeroen J.C. Sprenger

__________

1. Een weblog wordt sneller afgesloten dan een werkdag. Als ik vrijdagavond bij een feestelijk gebeuren ben dat is georganiseerd voor een hele goede bekende die onder verantwoordelijkheid van SZW een lintje opgespeld heeft gekregen door burgemeester Job Cohen, gaat de telefoon en komen er ook enkele sms-jes binnen. Het gaat om woordvoerder Bart van Leeuwen, die even wil terugkoppelen over het optreden van De Geus in een SER-bijeenkomst en daar tussen de bedrijven door op Wouter Bos heeft gereageerd. En om politiek assistent Jeroen de Graaf, die me uitnodigt voor een borrel op de kamer van de minister om daar nog even de week door te nemen. Moet dat helaas missen. Dergelijke informele gesprekken zijn wezenlijk voor een goede woordvoering, maar ik troost me met de gedachte dat zowel de minister als de staatssecretaris deze week vrij hebben genomen.

Een werkweek begint ook eerder dan de eerste werkdag. Op zondagmorgen voor Buitenhof ben ik gewoon wat stukken door te nemen, de vakliteratuur te bekijken en mijn persoonlijke administratie bij te werken. Kijk nu in het bijzonder naar de agenda en de bijbehorende stukken voor de pSG-staf en het MT-overleg. Met name de pSG-staf gaat er wat degelijker aan toe dan ik gewend ben. Terugkoppelingen, vooruitblikken, het volgen van de uitvoering van de afspraken, alles is keurig geagendeerd. Stop er nog een stuk bij van de Rekenkamer, het rapport Grip op informatievoorziening – IT-governance bij ministeries. De bevindingen zijn gebaseerd op een onderzoek bij EZ en SZW. In het mapje voor het MT stop ik de brochure Koersen door een heuvelig landschap – Meerjarenperspectief ICT voor SZW 2006-2009.

 De maandagochtend begint met een mededeling van het (radio)journaal. Europarlementariër Jules Maaten wil een inzameling van de oude guldenmunten. Samen met De Nederlandsche Bank zijn we daar al een jaar over in gesprek. Doelstelling is dat in het najaar te doen. Maaten wordt dus op zijn wenken bediend.

 Onderzoek voor het eerste overleg SZW-web. Alle nieuwtjes van de dag staan erop. Maar daaronder ook de voor SZW relevante nieuwsberichten van externe bronnen. Neem me voor te achterhalen wie deze voorziening verzorgt. Zie daarin een aanvulling voor Fintranet. De bezetting bij het persvoorlichteroverleg is nu wat omvangrijker dan vrijdag. Geroutineerd wordt de vaste agenda die op een flipover-ezel is geprikt afgewerkt. De agenda mag dan vast zijn, de leiding is wisselend. Verbaas me over het enthousiasme waarmee vingers omhoog gaan voor de leiding en het verslag van de vergadering van morgen.

 De pSG-staf en het MT verlopen zowel ordelijk als gemoedelijk. Breng mijn puntjes met betrekking tot de arbeidsmarktcampagne en de verdeling van de kosten van interdepartementale communicatie in en krijg daarop de reactie die ik hoopte. De dag eindigt met een gesprek met Lauris Beets, de voorganger van Stephan. Ooit heb ik hem van verbazing van zijn stoel laten vallen. Ik vroeg hem of hij al wist wie Ronald Florisson, mijn voorganger bij Financiën zou opvolgen. Hoe goed ingevoerd hij ook was, hij moest het antwoord schuldig blijven. Waarna ik zei: dat ben ik!

Jeroen Sprenger


2. Vroeger heette het ‘keeping up with the Jonesses’. Dat had niet zo’n positieve bijklank. Tegenwoordig heet het ‘benchmarken’ of leren van elkaars ‘best practices’. Het is een van de weinige elementen van de culturele revolutie die zich in de rijksdienst aan het voltrekken is, waar ik me gelukkig bij voel. Een van de redenen om juist te ruilen met de collega van SZW vloeide voort uit zo’n benchmark-onderzoek. Bij Financiën hebben we twee jaar geleden de uitwerking van onze persberichten onderzocht en daarbij een vergelijking gemaakt met onder meer SZW. Op bijna alle onderdelen deden we niet echt voor elkaar onder, behalve op het punt van de begrijpelijkheid van de persberichten. Uiterlijk gaven we natuurlijk geen krimp, we stuurden zelfs een taart naar de SZW-collega’s om ze te feliciteren, maar God hoorde ons brommen. Daarom probeer ik hier nu een beetje de kunst af te kijken.

Wat zijn nu ‘best practices’ waarvan we bij Financiën kunnen leren? De Senseo-sensatie in stenen mok heb ik al gememoreerd. De vaste agenda’s voor de verschillende overleggen ook. Die dragen er toe bij dat er iets van voortgangsbewaking kan plaatsvinden. Wat me opvalt is ook het vaste format van de adviesnotities. De schrijver wordt gedwongen zijn betoog to the point samen te vatten: Aanleiding/kernpunten, Beslispunten en Beslistermijn, Politieke gevoeligheden en (bij brief aan parlement) eventueel opgenomen toezeggingen. In één oogopslag heb je zo de kern te pakken. Hetgeen voor een eventueel te ontwikkelen woordvoeringslijn heel prettig is. Een ‘best practice’ zie ik ook in de managementinformatie, de werkwijze bij het verlenen van verlof of toekenning van gratificaties. Daar is het papieren tijdperk al verlaten.

Vanuit communicatieoogpunt is het bureau presentaties ook heel interessant. Heb vanmiddag eerst een gesprek gehad met Marius Oosterom, een oud-collega van mij bij de Bouw- en Houtbond FNV. Toen hij bij SZW ging werken, kreeg hij als beleidsambtenaar een cursus speechschrijven. Hij moet tot één van de laatste lichtingen hebben behoord, want sinds inmiddels al zo’n 10 jaar geleden heeft Pieter Willemsen hier het speechschrijven tot grote hoogte ontwikkeld. Met hem had ik vanmiddag ook een gesprek. Bij zijn afscheid uit de journalistiek heb ik hem plagerig het grote citatenboek cadeau gedaan. Hij zegt er nooit gebruik van te hebben gemaakt. Hij heeft er nog een verstandige verklaring voor ook. Het komt zo pedant over als je grote geesten citeert. Maar ik ben jaloers als ik hem hoor vertellen hoe het bureau presentaties zich heeft ontwikkeld. Enkele honderden toespraken worden er gemaakt, meestal in goed overleg met beleidsdirecties, de uitnodigingen worden zorgvuldig geselecteerd en sinds enige tijd worden ook de werkbezoeken gecoördineerd. Menig departement heeft bij hem al zijn licht opgestoken. Vandaag heb ik dat gedaan. Hoop dat ze op Financiën niet vervallen in de oude ambtelijke cultuur en mijn pleidooi voor een vergelijkbaar bureau smalend afdoen als ‘keeping up with the Jonesses’.

 Jeroen Sprenger


3. Het fenomeen webloggen is mij niet vreemd. Minister Zalm is één van de prominente politici die met een ijzeren discipline welhaast elke werkdag afsluit met zijn weblog en zo inzicht verschaft in zijn dagbesteding. Maar zelf doe ik er met horten en stoten ook aan. Vanaf anderhalf jaar voor de euro-invoering had ik een wekelijkse column in de Sp!ts. De laatste vier weken werd de frequentie opgevoerd naar elke dag. Zo probeerde ik iedereen duidelijk te maken wat er allemaal bij kwam kijken. Een weblog was het natuurlijk niet, want in een dagblad, maar het karakter is vergelijkbaar. Voor de Haagsche Courant heb ik maandelijks op de ambtenarenpagina een column Ambtsgeheim geschreven. Ook niet helemaal een weblog, maar daarom niet minder leuk… In mijn vrije tijd ben ik voorzitter van de Stichting Herstelling die in Amsterdam van de maatschappelijke weg afgeraakte jongeren weer naar de arbeidsmarkt probeert te brengen. Die functie bracht me vorig jaar twee maal naar Paramaribo waar we het Nola Hatterman Instituut hebben gerenoveerd. Iedere dag heb ik daarover via mijn weblog gerapporteerd. Dus nu een stukje schrijven over mijn bevindingen bij SZW bevalt me eigenlijk wel.

Maar hoe diep kan zo’n inkijkje eigenlijk gaan? Toen Zalm als minister met zijn weblog begon, had ik af en toe boze collega’s aan de lijn. “Hij schrijft maar dat hij met onze minister over dit of dat heeft gesproken en nu willen alle journalisten weten wat het resultaat ervan is, kan dit niet stoppen…” Die tijd is nu voorbij. Journalisten én collega’s begrijpen dat Zalm niet meer kan vertellen dan dat hij een gesprek heeft gehad, misschien ook nog wat het onderwerp was, maar dat het daar bij moet blijven. Wat is dan de toegevoegde waarde, kan je je afvragen? Naar mijn idee zit die in de transparantie. Wat spookt een bewindspersoon uit, hoe zien zijn werkdagen eruit, in wat voor overlegcircuits zit hij; kortom, wat moet er gebeuren om de Rijksbegroting op Prinsjesdag te kunnen aanbieden? Het maakt het allemaal wat menselijker, vind ik.

Bij het schrijven van dit weblog zit ik met een vergelijkbare terughoudendheid als Zalm. Gisteren had ik een interessant ‘politiek antenneberaad’ met woordvoerder Bart van Leeuwen en Annet Klijn (ex-Financiën!) over de politieke uitdagingen die de minister van SZW de komende tijd tegemoet kan zien. U wilt het liefst weten hoe we die inschatten, maar daar zeg ik toch echt niets over. Ook niet over het eveneens interessante gesprek met Gerda de Lange over hoe we nog beter communicatie in het hart van beleidsproces kunnen brengen. En ook niet over het gesprek vanochtend met Marlies de Roon, hoofd communicatiebeleid. Laat staan over de training Communiceren onder druk, waar vanmiddag ten overstaan van 7 SZW-medewerkers mijn hele meta-programma is onthuld. Ik wil er alleen over kwijt dat het goed is te weten dat naast de ‘best practices’ van SZW waar ik gisteren overschreef, er ook een heleboel overeenkomsten zijn, spanningen in en rondom het werk, waar we professioneel hetzelfde over denken. Zo’n weekje SZW zorgt er voor dat je je weer wat minder eenzaam voelt in het krachtenveld waarin je moet opereren. Dat is voor mij de toegevoegde waarde. En wellicht voor u ook. U moet het er in ieder geval maar meedoen.

 Jeroen Sprenger